Documents d'expédition

La base des documents d’expédition =la facture commerciale

La facture commerciale est émise par le vendeur (généralement l’expéditeur) indiquant ce qui a été vendu et le prix de vente. C’est sur cette base que la déclaration en douane est générée et que les droits ultérieurs seront perçus. Le document comprend généralement les détails du vendeur, l’acheteur, la date de la transaction, le type de marchandises, le prix de vente et les conditions dans lesquelles les marchandises sont vendues.

Les termes se rapportent au moment où la propriété des marchandises est transférée du vendeur à l’acheteur.

Confirmation de réservation

La confirmation de réservation est un document d’expédition émis par le transitaire confirmant tous les détails de la réservation que vous avez faite, à l’exception du coût réel du transport. La confirmation de réservation est utilisée comme documentation pour la réservation et pour le partage entre l’expéditeur, le destinataire et d’autres parties concernées comme référence facile des détails de la réservation. Si vous présentez la confirmation de réservation à votre banque, veuillez noter qu’elle ne remplace pas le connaissement comme document de confirmation de la marchandise expédiée.

Ce document d’expédition comporte une référence de réservation unique et comprend des détails sur le transitaire, l’expéditeur, le destinataire, le service de transport, tout service supplémentaire, le calendrier et les détails de la cargaison. Il contient également des détails sur les prochaines étapes et les adresses des entrepôts des expéditeurs pertinents pour votre envoi.

Si vous réservez sur Transporteca, vous recevrez votre confirmation de réservation immédiatement après avoir effectué votre paiement.

Le reçu pour la réception du fret venant du transporteur (FCR)

Le reçu de fret de l’expéditeur (ou FCR) est délivré par le transitaire ou son agent à l’expéditeur de la marchandise, lorsque la marchandise a été remise au transitaire. Il sert seulement de confirmation et pour attester que la cargaison a été reçue pour l’expédition. Le FCR ne confirme pas l’état de la cargaison ni que la cargaison a quittée le pays d’origine. Le document comprend généralement les détails de la réservation et indiquera que la cargaison a été reçue en bon état apparent. Si la marchandise n’est pas en bon état lorsqu’elle est remise au transitaire, elle sera normalement rejetée et le reçu de la cargaison d’un transitaire ne sera pas délivré.

La facture de l’expéditeur

La facture du transitaire est un document délivrée par le transitaire à l’expéditeur ou au destinataire. Ceci est la documentation liée aux coûts de transport et les services inclus dans la solution que vous avez acheté. Le document spécifie normalement la référence de réservation unique, l’adresse de facturation, ce qui est inclus dans le service de transport, le coût de transport et une référence aux termes et conditions.

Lors de la réservation sur Transporteca, la facture de votre expéditeur est envoyée à votre adresse e-mail immédiatement après avoir effectué le paiement.

Un autre document essentiel :  le connaissement

Le connaissement ou bon de chargement  (HBL) est délivré par le transitaire à l’expéditeur aux fins suivantes:

Réception des marchandises expédiées – donc lorsque le HBL est émis, la cargaison a été effectivement chargée sur un navire

Document de titre – bien qu’il ne soit pas complètement négociable, il sert le même but qu’un connaissement de transporteur normal et doit être remis en original par l’importateur au transitaire à destination afin de recevoir la marchandise

Preuve du contrat de transport entre le client et le transitaire

Le connaissement contient des détails sur l’expéditeur et le destinataire, les marchandises expédiées, les modalités de paiement et les coordonnées du transitaire ou de son agent.

Si vous êtes l’expéditeur, vous devez envoyer le connaissement d’origine au destinataire une fois que vous êtes certain de recevoir votre paiement pour les marchandises vendues. Si vous êtes le destinataire, vous devez remettre le connaissement original de la maison au transitaire afin de prendre livraison des marchandises.

La libération par télex

Certains transitaires proposent la libération par télex des expéditions. Cela signifie que le connaissement d’origine peut être remis au transitaire ou à l’agent expéditeur à l’origine, qui demande alors au bureau de destination de décharger la marchandise au destinataire (autrefois, par télex, de nos jours elle tend à être par e-mail). De ce fait, le destinataire n’aura pas besoin de remettre le connaissement original de la maison au transitaire à destination pour recevoir la cargaison.

L’avantage de la libération par télex est que l’expéditeur n’a pas besoin d’envoyer le connaissement original de la maison au destinataire.

Le connaissement principal

Le connaissement principal (ou le connaissement B / L) est délivré par la compagnie maritime au transitaire lorsque le conteneur contenant plusieurs envois a été chargé sur un navire. Il n’est pas pertinent pour l’expéditeur ou le destinataire de l’expédition de conteneurs, car ils se réfèrent au connaissement qui se rapporte directement à leur expédition.

C’est la décision de l’expéditeur de fret que la ligne maritime et les ports d’origine et de destination doivent utiliser. Ceci est, en principe, sans rapport avec l’expéditeur et le destinataire, qui sont moins nombreux que les chargeurs de conteneurs, étant donné que l’envoi passe toujours par un entrepôt d’origine et de destination.

La lettre de transport maritime

Une lettre de transport maritime présente de nombreuses similitudes avec le connaissement , mais n’exige pas qu’un original soit remis au transitaire avant que la marchandise puisse être remise au destinataire. Ce n’est pas un document négociable et ce n’est pas un document de titre.

La lettre de transport maritime peut être une bonne solution lorsque les marchandises sont déjà payées avant que la cargaison quitte l’origine. Cela simplifie le processus et le destinataire devra simplement prouver son identité pour prendre livraison de la marchandise.

Le certificat d’assurance

Les compagnies maritimes et les transitaires ont une responsabilité limitée en cas de perte ou d’endommagement des marchandises. Il sera donc souvent nécessaire de souscrire une assurance distincte pour les marchandises en transit. Une telle assurance peut être offerte par un transitaire ou par un agent d’assurance.

La responsabilité de l’assurance devrait être convenue entre l’expéditeur et le destinataire pour éviter la carence ou au contraire la double assurance des marchandises. Le certificat d’assurance est un document utile pour l’expédition et qui est délivré par la compagnie d’assurance. Il indique qu’il s’agit d’une assurance de fret, d’un numéro de police d’assurance, de la description et de la valeur du bien assuré et des coordonnées de l’agent d’assurance.